Przenieś pocztę ze starego serwera z panelu

Pocztę można przenieść na trzy sposoby: przez nas (karta wyżej), programem imapsync na własnym koncie albo z panelu, i o tym ostatnim jest ta strona. To kilka kliknięć, bez instalowania czegokolwiek, na każdym pakiecie, także pocztowym. Idzie czterema krokami: próba, kopia, zmiana MX i dogranie. Przy każdym panel pokazuje, co się dzieje, i prosi o hasło do starej skrzynki.

Zanim zaczniesz

• Skrzynka u nas musi już istnieć. Panel jej nie zakłada. W Poczcie kliknij „Nowa skrzynka” i załóż adres taki sam jak u starego dostawcy. Nie musi być pusta: poczta, która już w niej jest, zostaje. Jeśli przenosisz też samą domenę, kolejność kroków opisuje strona o przeniesieniu domeny razem z pocztą.
• Dane starej skrzynki. Z pomocy starego dostawcy weź nazwę serwera IMAP (na przykład imap.stary-dostawca.pl), login (zwykle pełny adres) i hasło. Działa każdy serwer IMAP, który ma publiczny adres IPv4 i szyfruje połączenie: SSL/TLS na porcie 993 albo STARTTLS na porcie 143. Połączeń bez szyfrowania nie nawiązujemy.
• Po jednej skrzynce. Kilka skrzynek zlecasz jedną po drugiej. Skrzynki jednej usługi przenosimy po kolei, a gdy migracji jest u nas w danej chwili dużo, Twoja czeka w kolejce.

Gdzie to jest w panelu i co wpisać

W panelu otwórz Usługi, wybierz usługę i wejdź w Pocztę. W nagłówku stoi przycisk „Przenieś pocztę ze starego serwera”. Ten sam odnośnik jest w karcie przy domenie, której DNS prowadzi inny dostawca. U góry ekran przypomina o darmowej migracji, pokazuje krótkie „Jak to działa” i formularz. Pola formularza:

• „Skrzynka tutaj, do której przeniesiemy pocztę”: lista Twoich aktywnych skrzynek w tej usłudze.
• „Serwer IMAP starego dostawcy”: sama nazwa, bez https://.
• „Szyfrowanie” i „Port”: SSL/TLS to port 993, STARTTLS to port 143. Wybór szyfrowania ustawia port sam.
• „Sprawdzaj certyfikat serwera”: zostaw zaznaczone. Kiedy to zmienić, opisuje sekcja o komunikatach niżej.
• „Login do starej skrzynki” i „Hasło do starej skrzynki”.

Hasła do skrzynki u nas nie podajesz. Serwer poczty zapisuje do niej tymczasowym dostępem, o którym piszemy w sekcji o bezpieczeństwie.

Krok 1: próba

Przycisk „Sprawdź, czy się zmieści”. Logujemy się do starej skrzynki, liczymy wiadomości i foldery oraz sprawdzamy, czy poczta zmieści się w limicie poczty usługi. Niczego nie kopiujemy i niczego nie zmieniamy, ani u starego dostawcy, ani u nas. Zaczynaj od próby: to ona pokaże błędny login, hasło albo port, zanim ruszy długie kopiowanie.

Wynik wygląda tak: „Poczta zmieści się w skrzynce.” razem z liczbą wiadomości, rozmiarem, liczbą folderów i wolnym miejscem. Gdy się nie mieści, ekran mówi „Poczta nie zmieści się w limicie poczty tej usługi.” i podaje, ile brakuje. Dokup miejsce na pocztę na ekranie Poczta albo usuń stare wiadomości na starym serwerze, a potem uruchom próbę jeszcze raz.

Krok 2: kopia

Po udanej próbie pojawia się przycisk „Skopiuj pocztę”. Panel jeszcze raz pyta o hasło do starej skrzynki (powód jest w sekcji o haśle) i zleca kopiowanie. Zobaczysz pasek postępu: gigabajty z ilu, liczbę wiadomości i szacowany czas do końca. Pod nim rozwija się lista zdarzeń po polsku, na przykład „Łączymy się ze starym serwerem” albo „Kopiujemy porcję 3”.

Kopiowanie robi nasz serwer poczty, nie przeglądarka. Możesz zamknąć panel i wyłączyć komputer. Gdy kopia się skończy, dostaniesz mail „Poczta skopiowana do…”, a w panelu zielony komunikat „Poczta jest skopiowana.” Jeśli kopia stanie z błędem, mail też przyjdzie, z przyczyną na ekranie.

Dopóki nie przeszedłeś do dogrania, kopię wolno powtórzyć, na przykład po błędzie. Każdy przebieg dokłada tylko brakujące wiadomości i nie tworzy duplikatów.

Krok 3: zmiana MX

Dopóki rekord MX domeny wskazuje stary serwer, nowa poczta dalej wpada tam. Gdy kopia jest gotowa, ustaw MX tak, żeby poczta szła do nas. To robisz poza tym ekranem:

• Jeśli DNS domeny jest u innego dostawcy, zmień rekord MX u niego. Wpisy do ustawienia pokazuje panel w ustawieniach DNS domeny, gdy jest w niej pierwsza skrzynka.
• Jeśli domena ma wskazywać nasze serwery nazw, poczta idzie do nas od chwili ich zmiany. Przy domenie, którą przenosisz razem z pocztą, trzymaj się kolejności ze strony o przeniesieniu domeny razem z pocztą.

Zmiana nie rozchodzi się po internecie w jednej chwili. Przez jakiś czas część poczty może jeszcze trafiać na stary serwer, i po to jest krok czwarty.

Krok 4: dogranie

Przycisk „Zmieniłem MX, dograj resztę”. Przenosimy listy, które tymczasem doszły na stary serwer. Panel znów prosi o hasło, a serwer i login muszą być te same co przy kopii. Gdy dogranie się skończy, ekran pokazuje „Migracja zakończona.” i podsumowanie: ile wiadomości, ile danych i w jakim czasie.

Jedna zasada: do końca pierwszego dogrania nie kasuj ani nie przenoś w nowej skrzynce wiadomości skopiowanych ze starego serwera i nie zmieniaj ich oznaczeń. Pierwsze dogranie robi jeszcze jedno pełne porównanie ze starym serwerem i dopiero po nim zapisuje punkt, od którego dokłada same nowe listy. Mogłoby więc cofnąć wcześniejsze porządki w nowej skrzynce: skasowana wiadomość wróciłaby, a przeczytana znów byłaby nieprzeczytana. Nowe listy, które przyszły już prosto do nas, czytaj normalnie.

Po pierwszym dograniu skrzynka u nas jest Twoja. Kolejne dogrania dokładają wyłącznie nowe wiadomości ze starego serwera, nie przywracają tego, co skasowałeś u nas, i nie ruszają oznaczeń. Możesz czytać pocztę w nowej skrzynce i przepinać telefon. Gdy po jakimś czasie coś jeszcze wpadnie na stary serwer, kliknij „Dograj ponownie”.

Ile to trwa przy dużej skrzynce

Nie podajemy jednej liczby, bo zależy od rozmiaru skrzynki i od tego, jak szybko odpowiada stary serwer. Duża skrzynka kopiuje się kilka godzin, a bardzo duża dłużej. Szacowany czas na ekranie liczymy z tempa ostatnich minut i zmienia się w trakcie. Pierwsze dogranie robi jeszcze jedno pełne porównanie ze starym serwerem, więc na dużej skrzynce też zajmuje godziny. Tempo spada, gdy skrzynka u nas rośnie, więc szacunek z początku bywa zbyt optymistyczny.

Punkt odniesienia z naszego testu: 50 GB poczty (około 150 tysięcy wiadomości) skopiowało się w nieco ponad trzy godziny, ale stary serwer stał tam obok naszego. Przez internet, przy opóźnieniu kilkudziesięciu milisekund i wielu małych wiadomościach, potrafi to trwać kilkukrotnie dłużej.

Duża kopia idzie w przebiegach do dwóch godzin i wznawia się sama, aż skończy. Zdarzenie „Przebieg przerwany, wznawiamy od miejsca przerwania” to normalna część takiej kopii, nie awaria, i nic z Twojej strony nie jest potrzebne.

Ta droga przenosi foldery do 80 000 wiadomości. Jeśli któryś folder jest większy, na starym serwerze albo już u nas, ekran zatrzymuje migrację, zwykle już przy próbie, i pisze: „Taką skrzynkę przeniesie nasza obsługa.” Nic nie zostało usunięte, a Ty piszesz wtedy na bok@isbre.pl. Jeśli migracja zatrzyma się z innego powodu po naszej stronie, ekran pokaże „Migracja zatrzymała się po naszej stronie. Sprawdzamy to.”

Hasło przy każdym kroku i dlaczego

Próbę, kopię, dogranie i decyzję o zniknętych folderach zlecasz osobno, a przy każdym panel prosi o hasło do starej skrzynki od nowa. To celowe. Jawnego hasła nie zapisujemy ani w bazie panelu, ani w jego dziennikach, więc przy następnym kroku nie mamy go skąd wziąć. Panel szyfruje je kluczem serwera poczty, którego sam nie ma, a odszyfrować je może tylko serwer poczty. Zaszyfrowana kopia zostaje przez pewien czas w dzienniku transakcji bazy serwera poczty.

To samo dotyczy restartu naszego serwera poczty w trakcie kopii. Hasło leżało tylko w jego pamięci, więc migracja przechodzi w stan „Czeka na hasło”, a Ty dostajesz o tym mail. Wpisujesz hasło przyciskiem „Wpisz hasło i dokończ” i kopia rusza od miejsca, w którym stanęła.

Najlepiej ustaw u starego dostawcy hasło tymczasowe na czas przenoszenia i zmień je po zakończeniu. Jeśli użyłeś prawdziwego hasła, zmień je po przeniesieniu poczty.

Co znaczą komunikaty na ekranie

Status migracji stoi przy skrzynce jako pigułka. Poniżej wszystkie, na które możesz trafić, razem z tym, co robić.

„Przyjmujemy zlecenie”

Serwer poczty odbiera zlecenie. Trwa to kilka sekund.

„Czeka na serwer poczty”

Serwer poczty jeszcze nie przyjął zlecenia. Sprawdzamy to, a gdy je przyjmie, migracja ruszy sama i postęp pojawi się na ekranie. Nic nie musisz robić. Do czasu przyjęcia zlecenie możesz anulować.

„W kolejce”

Przenosimy jednocześnie pocztę kilku klientów, a skrzynki jednej usługi po kolei. Zlecenie ruszy, gdy przyjdzie na nie czas.

„Trwa”

Kopiowanie albo dogranie idzie. Pasek i lista zdarzeń odświeżają się same.

„Czeka na Twoją decyzję”

Na starym serwerze zniknęły foldery, które już skopiowaliśmy. Ktoś zmienił im nazwę albo je usunął. Skopiowane wiadomości zostają u nas, ale nowych z tych folderów już nie dogramy. Kliknij „Pomiń zniknięte foldery” i dokończymy dogranie reszty (panel poprosi o hasło). Jeśli folder ma po prostu nową nazwę i chcesz połączyć go ze starym, napisz na bok@isbre.pl.

„Sprawdzamy”

Ekran pisze: „Sprawdzamy kilka wiadomości.” Kilku wiadomości nie dało się jednoznacznie potwierdzić, na przykład po przerwaniu w trakcie zapisu. Sprawdzamy je i odezwiemy się mailem, a potem wpiszesz hasło i dokończysz („Wpisz hasło i dokończ”). Nic nie zostało usunięte. Do tego czasu nie zlecisz dla tej skrzynki kolejnego kroku, ale migrację możesz anulować.

„Czeka na hasło”

Nasz serwer poczty uruchomił się ponownie w trakcie migracji albo skończyliśmy sprawdzać wiadomości (status „Sprawdzamy”). Wpisz hasło jeszcze raz, jak wyżej, a migracja ruszy od miejsca, w którym stanęła.

„Przerwana”

Ekran podaje przyczynę po polsku. Najczęstsze i co z nimi zrobić:

• „Stary serwer odrzucił login albo hasło.” Sprawdź je, na przykład logując się w programie pocztowym. Po kilku nieudanych logowaniach z rzędu do tej samej pary serwer i login wstrzymujemy kolejne próby na godzinę, żeby nie dobijać się do cudzego serwera z błędnymi danymi. Ekran podaje wtedy, do kiedy.
• „Nie udało się połączyć ze starym serwerem.” Sprawdź nazwę serwera i port. Zdarza się też, że stary dostawca wpuszcza tylko wybrane adresy IP. Wtedy zostaje imapsync z własnego komputera albo migracja przez nas.
• „Nie znaleźliśmy serwera o tej nazwie” i „Pod tą nazwą nie ma publicznego serwera poczty.” Wpisz nazwę serwera IMAP starego dostawcy. Serwer musi mieć publiczny adres IPv4.
• „Port starego serwera musi być 993 (SSL/TLS) albo 143 (STARTTLS).” Inne porty odrzucamy.
• „Poczta nie mieści się w limicie poczty tej usługi.” Dokup miejsce na pocztę na ekranie Poczta albo usuń stare wiadomości na starym serwerze, a potem uruchom próbę jeszcze raz.
• „Dzienny limit zleceń migracji” jest wykorzystany, a ekran podaje jego wysokość. Spróbuj jutro.
• „Dogranie musi iść z tego samego serwera i loginu, z którego robiliśmy kopię.” Wpisz te same dane co przy kopii.
• „Stary serwer wciąż przyjmuje nową pocztę.” Pojawia się przy dograniu, gdy rekord MX jeszcze nie wskazuje na nasz serwer albo zmiana się nie rozeszła. Sprawdź MX, odczekaj kilka godzin i uruchom dogranie ponownie. Nic nie zostało pominięte ani usunięte.
• „Taką skrzynkę przeniesie nasza obsługa.” Któryś folder ma ponad 80 000 wiadomości, więcej, niż ta droga przenosi. Napisz na bok@isbre.pl.
• „Migracja zatrzymała się po naszej stronie. Sprawdzamy to.” Błąd nie leży po Twojej stronie, a o jego przyczynie wiemy. Poczta skopiowana do tej pory zostaje w skrzynce.

Po błędzie przycisk „Popraw dane i spróbuj ponownie” wstawia do formularza dane poprzedniego zlecenia, bez hasła.

Nazwa folderu zawiera hasło

Ekran pisze: „Nazwa folderu na starym serwerze zawiera hasło. Zmień nazwę folderu albo hasło i uruchom migrację ponownie.” Zatrzymujemy migrację, bo nazwy folderów zapisują się w dzienniku przebiegu, a hasło nie może się tam znaleźć. Zdarza się to, gdy ktoś nazwał folder tak jak hasło, i bywa też fałszywym trafieniem przy bardzo krótkim haśle, które jest częścią zwykłej nazwy folderu. Zmień hasło na dłuższe albo zmień nazwę folderu u starego dostawcy i zlec krok jeszcze raz.

Certyfikat serwera

Domyślnie sprawdzamy, czy certyfikat starego serwera jest ważny i wystawiony na jego nazwę. Gdy nie jest, kopia staje z błędem połączenia, a ekran dopisuje: wpisz nazwę serwera z certyfikatu albo wyłącz sprawdzanie certyfikatu. Pierwsze rozwiązanie jest lepsze. Wyłączenie ma sens tylko dla certyfikatu samodzielnie podpisanego albo wystawionego na inną nazwę, i tylko gdy ufasz sieci, przez którą łączymy się ze starym serwerem. Bez sprawdzania certyfikatu ktoś pośrodku mógłby podszyć się pod stary serwer i przechwycić hasło, dlatego odznaczenie pola pokazuje ostrzeżenie.

„Zakończona” i „Anulowana”

„Zakończona” przy próbie, kopii i dograniu znaczy, że krok się udał. Anulować możesz każdą migrację w toku przyciskiem „Anuluj migrację”. Kopiowanie się zatrzymuje, a wiadomości, które już są w skrzynce, zostają. Zlecenia z ostatnich 90 dni zostają na ekranie, a wcześniejsze zlecenia tej samej skrzynki w rozwijce „Wcześniejsze zlecenia”.

Bezpieczeństwo

• Hasło do starej skrzynki trafia do panelu przez HTTPS, a panel szyfruje je kluczem publicznym naszego serwera poczty w tym samym żądaniu. Odszyfrować je potrafi tylko serwer poczty. Panel nie ma klucza, więc nie odczyta hasła po jego zaszyfrowaniu. Nie zapisujemy go w bazie panelu, w sesji ani w dziennikach panelu.
• Na serwerze poczty zaszyfrowane hasło jest kasowane z bazy po odczycie, ale jego kopia zostaje przez pewien czas w dzienniku transakcji bazy, a odszyfrować ją może tylko serwer poczty. W trakcie kroku jawne hasło leży w pamięci operacyjnej serwera i jest kasowane po zakończeniu kroku. Gdy zlecenie czeka długo albo serwer poczty przestaje działać, osobna jednostka usuwa hasło z pamięci po ograniczonym czasie. Wtedy ekran prosi o nie jeszcze raz.
• Do skrzynki u nas serwer poczty loguje się tymczasowym dostępem. Obejmuje tylko tę jedną skrzynkę, działa wyłącznie z samego serwera poczty i wygasa po przebiegu.
• Połączenie ze starym serwerem jest zawsze szyfrowane, a certyfikat domyślnie sprawdzany. Łączymy się tylko z publicznymi serwerami na portach 993 i 143. Adresy z sieci prywatnych i lokalnych oraz adresy naszej infrastruktury są zablokowane, i to zaporą na serwerze poczty, nie tylko w formularzu.
• Osobny adres IP. Połączenia ze starymi serwerami wychodzą z oddzielnego adresu, którego odwrotna nazwa to migracja.isbre.pl. Gdyby jakiś dostawca go zablokował, nie dotknie to dostarczania Twojej poczty.
• Surowy log przebiegu jest tylko na serwerze poczty. W panelu widzisz listę zdarzeń z zamkniętego słownika, bez nazw folderów, tematów i adresów, przez 90 dni.

Czego ta droga nie przenosi

• Przenosimy wiadomości, foldery, oznaczenia (przeczytana, z gwiazdką) i daty. Kontaktów, kalendarza, filtrów, autoresponderów, podpisów ani ustawień konta nie przeniesiemy. Wyeksportuj je ze starego webmaila i zaimportuj u siebie.
• Kasowań nie przenosimy w żadną stronę. Co skasujesz na starym serwerze, u nas zostaje, i odwrotnie.
• List, który dotarł i na stary serwer, i prosto do nas, zobaczysz w skrzynce dwa razy. Nic nie znika, a duplikat usuniesz ręcznie.
• Foldery trafiają do nas pod swoimi nazwami. Standardowe (wysłane, kosz, szkice) łączymy z naszymi folderami specjalnymi, ale folder o innej nazwie, na przykład „Wysłane”, może stanąć obok naszego „Sent”. Wiadomości przeniesiesz między nimi w webmailu.

Kiedy wybrać inną drogę

• Program imapsync, gdy stary dostawca wpuszcza tylko wybrane adresy IP, serwer IMAP stoi na niestandardowym porcie albo chcesz sam zdecydować o opcjach. Z konta SSH albo z Dockera na własnym komputerze: przeniesienie poczty programem imapsync.
• My, gdy nie chcesz się tym zajmować albo któryś folder ma ponad 80 000 wiadomości. Zakres i zasady opisuje strona o migracji, a zlecenie składasz mailem na bok@isbre.pl.